اتوماسیون اداری

امروزه مدیریت جریان های كاری و مكاتبات با استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان ها و شرکت ها، به دلیل حجم بالای کاری  به یک ضرروت بدل شده است و استفاده از رو‎شهای سنتی و انسان محور به دلیل اتلاف زمان و سرمایه های انسانی و مالی قابل قبول نمیباشد.

اتوماسیون اداری ، مجموعه‌ای از روشها و جریان های کاری است که برای عملیاتی چون ، ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود.

در اتوماسیون اداری ، کار به دقت بررسی می شود و کارهای تکراری و یا کارهایی که توسط هوش مصنوعی و یا تجاری ، قابل انجام است شناسایی شده و به صورت هوشمند و خودکار بر اساس پیش فرض های قبلی برنامه ریزی و  انجام می شوند. سایر کارها که نیاز به عملکرد انسانی دارد بر اساس پیش فرض های تعریف شده به صورت اتوماتیک به افراد مربوطه ارجاع داده خواهند شد.

طراحی اتوماسیون اداری چگونه باعث افزایش بهره وری و صرفه جویی در زمان میشود ؟

• گردش الکترونیکی مکاتبات اداری
• صرفه جویی در زمان و تایم اداری
• پاسخگویی سریع و شفاف به ارباب رجوع
• جستجوی آسان در کوتاهترین زمان بین اطلاعات جمع آوری شده
• حذف کاغذ و مشکلات مربوط به آن از چرخه مکاتبات اداری
• اعمال کنترل مناسب بر روی کاربران و کارمندان
• ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات
• بهبود ارتباطات درون سازمانی
• تهیه گزارشات و آمار دقیق اطلاعاتی

یک اتوماسیون اداری کار آمد، بهترین ابزار برای دستیابی به راهکار های مفید در راستای:

• افزایش بهره وری سازمان
• صرفه جویی در زمان
• کاهش هزینه ها

می باشد .
راه کارهای هوشمندانه و اتوماتیک به گردش مكاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش كارها را میسر می‎سازد. همچنین در سازمان هایی با تعداد زیاد ارباب رجوع، مجهز بودن سازمان به اتوماسیون اداری سبب افزایش رضایت ارباب رجوع می شود.

سازه اطلاعات هوپاد با رویکرد و تفکر سیستمی فعالیت های جاری سازمان ها ، شرکت های کوچک ، متوسط و بزرگ را با بررسی های علمی بهینه سازی و نهایتا” آنها را به صورت جریان های کاری سیستمی در بستر اتوماسیون پیاده سازی می نماید. تفکر ما در هوپاد مدیا در زمینه اتوماسیون های اداری نسبت به سایر رقباء متفاوت بوده و آن را یک بسته نرم افزاری از پیش آماده نمی داند.

در هوپاد مدیا ، ما بر این باوریم از آنجایی که مجموعه ها دارای جریان های کاری متفاوت هستند ، می بایستی بستر طراحی و پیاده سازی جریان ها در اختیار مجموعه ها و سازمان ها قرار بگیرد و در این صورت است که محصول نهایی ، به بهبود و رشد سازمان کمک خواهد کرد.

در هوپاد مدیا فراتر از قابلیت ها و توانمندی هایی که یک سیستم اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات ساده اداری برای یک سازمان ایجاد می کند، امکانات و ویژگی های خاص و منحصر به فردی وجود دارد .

در ادامه به تعدادی از این قابلیت ها اشاره شده است:

• کاربران در محیط کاربری علاوه بر اطلاع از برنامه هاو رویداد های شرکت، کارها و وظایفشان را نیز انجام خواهند داد.
• نرم افزار کاملا” تحت وب بوده و بر روی تمام مرورگر ها بدون هیچ مشکلی قابل استفاده می باشد.
• برای استفاده از این نرم افزار توسط کاربران نیاز به نصب هیچگونه برنامه دیگری نمی باشد .
• افزونه های سیستم امکان استفاده از آن Word و Outlook را به کاربران می دهد .
• کاربران می توانند توسط قابلیت خودکار ساز بسیاری از فرآیند های روزمره خود را به صورت اتوماتیک اجرا نمایند.
• این نرم افزار در لایه کاربری دارای طراحی ظاهری بسیار حرفه ای و استاندارد می باشد .
• پشتیبانی حرفه ای به صورتی که با یک کلیک کلیه خطاهای احتمالی برای تیم پشتیبانی هوپاد مدیا ارسال می شود .
• این نرم افزار دارای نسخه تحت موبایل ( اپ موبایل ) با قابلیت نصب بر روی انواع موبایل یا تبلت با سیستم عامل های اندروید و IOS می باشد.
• نرم افزار دارای کارتابل آفلاین بوده. و کاربران در هنگام عدم اتصال به شبکه نیز امکان دسترسی به سیستم را دارند، عملیات متداول مانند دیدن نامه ها و کارها و … در دسترس می باشد.
• این نرم افزار دارای صدها رویه گزارش گیری مختلف می باشد.
• این نرم افزار به منظور رفع سریع خطا ها کلیه خطاها را log می نماید.
• این نرم افزار قابلیت پشتیبانی از پروتکل https را به منظور ایمن سازی انتقال اطلاعات دارا می باشد.
• با پشتیبانی از امکان Full Text Search قابلیت جستجوی در داخل محتوای فایل های ذخیره شده را دارد که خود به امر جستجو کمک بزرگی می کند .
• این نرم افزار امکان اتصال به انواع اسکنر ها را دارد .
• این نرم افزار دارای پورتال آموزشی رایگان می باشد.
• رعایت استاندارد ها، یادگیری و بهره برداری از این سیستم را در کمترین زمان ممکن فراهم می سازد.

پیاده سازی و طراحی اتوماسیون اداری ، مسئله ای است کاملا مرتبط با سیاست ها و نیاز های یک سازمان، در صورتی که در خصوص روش و مواردی که میتوانید در سازمانتان به صورت اتوماتیک انجام دهید نیاز به مشاوره دارید با ما تماس بگیرید.