امروزه مدیریت جریان های كاری و مكاتبات با استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان ها و شرکت ها، به دلیل حجم بالای کاری به یک ضرروت بدل شده است و استفاده از روشهای سنتی و انسان محور به دلیل اتلاف زمان و سرمایه های انسانی و مالی قابل قبول نمیباشد.
اتوماسیون اداری ، مجموعهای از روشها و جریان های کاری است که برای عملیاتی چون ، ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار میرود.
در اتوماسیون اداری ، کار به دقت بررسی می شود و کارهای تکراری و یا کارهایی که توسط هوش مصنوعی و یا تجاری ، قابل انجام است شناسایی شده و به صورت هوشمند و خودکار بر اساس پیش فرض های قبلی برنامه ریزی و انجام می شوند. سایر کارها که نیاز به عملکرد انسانی دارد بر اساس پیش فرض های تعریف شده به صورت اتوماتیک به افراد مربوطه ارجاع داده خواهند شد.
طراحی اتوماسیون اداری چگونه باعث افزایش بهره وری و صرفه جویی در زمان میشود ؟
یک اتوماسیون اداری کار آمد، بهترین ابزار برای دستیابی به راهکار های مفید در راستای:
می باشد .
راه کارهای هوشمندانه و اتوماتیک به گردش مكاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش كارها را میسر میسازد. همچنین در سازمان هایی با تعداد زیاد ارباب رجوع، مجهز بودن سازمان به اتوماسیون اداری سبب افزایش رضایت ارباب رجوع می شود.
سازه اطلاعات هوپاد با رویکرد و تفکر سیستمی فعالیت های جاری سازمان ها ، شرکت های کوچک ، متوسط و بزرگ را با بررسی های علمی بهینه سازی و نهایتا” آنها را به صورت جریان های کاری سیستمی در بستر اتوماسیون پیاده سازی می نماید. تفکر ما در هوپاد مدیا در زمینه اتوماسیون های اداری نسبت به سایر رقباء متفاوت بوده و آن را یک بسته نرم افزاری از پیش آماده نمی داند.
در هوپاد مدیا ، ما بر این باوریم از آنجایی که مجموعه ها دارای جریان های کاری متفاوت هستند ، می بایستی بستر طراحی و پیاده سازی جریان ها در اختیار مجموعه ها و سازمان ها قرار بگیرد و در این صورت است که محصول نهایی ، به بهبود و رشد سازمان کمک خواهد کرد.
در هوپاد مدیا فراتر از قابلیت ها و توانمندی هایی که یک سیستم اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات ساده اداری برای یک سازمان ایجاد می کند، امکانات و ویژگی های خاص و منحصر به فردی وجود دارد .
در ادامه به تعدادی از این قابلیت ها اشاره شده است:
پیاده سازی و طراحی اتوماسیون اداری ، مسئله ای است کاملا مرتبط با سیاست ها و نیاز های یک سازمان، در صورتی که در خصوص روش و مواردی که میتوانید در سازمانتان به صورت اتوماتیک انجام دهید نیاز به مشاوره دارید با ما تماس بگیرید.